Ya sé que parece una locura, pero imagínate por un momento que producir un evento se hace fácil y dinámico, que puedes disfrutar de una producción que funciona como un reloj.
Recuerdo que antes de formarme como Stage Manager y Productor Técnico, siempre estaba a la deriva. Disfrutaba de mi trabajo, pero trabajaba miles de horas y ocurrían imprevistos que hacían que esas jornadas interminables fueran una pesadilla.
En este artículo veremos 5 indispensables para producir un evento sin malgastar tu tiempo y tu dinero.
1 – Organización quirúrgica
Desde el inicio, un buen esquema de producción con metas claras y los recursos relevados hace que la producción sea saludable y clara. Esto nos va a ayudar a identificar los ítems faltantes o demorados.
También definir un sistema presupuestario acorde y claro nos va a ayudar a evitar tener gastos imprevistos.
2 – Producir de manera sustentable
Uno de los peores males en la industria del espectáculo es producir de manera deficitaria. La mayoría de las producciones medianas y chicas siempre están en números rojos. Esto se debe a la falta de previsión, entre otras cosas. Trazar números estimativos de mínimos y máximos retornos hace que estemos preparados para todo panorama.
Haciendo bien los cálculos estimativos, sabremos cuánto podemos invertir en la producción y todo lo que esté fuera del presupuesto estipulado sabremos que puede ser un riesgo grave para la producción.
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3 – Definir las jornadas y horarios de trabajo personales y de los equipos de trabajo
El descanso es tan o más importante que el trabajo en sí mismo. Es preferible ocupar jornadas cortas pero efectivas y eso solo se logra con organización y espaciando las jornadas. De esta manera, evitamos riesgos innecesarios. Les voy a mostrar con un ejemplo: si tenemos que montar un equipo de iluminación de rental, debemos saber cuánto va a demorar la empresa en armar todo, e intentar dejar un margen de tiempo de por lo menos el 25% de lo pactado para imprevistos. Simplemente, una demora logística puede atrasar todo un organigrama y dejar equipos completos ociosos, y eso definitivamente es peor que estén en sus deberes.
4 – Menos es más
Muchas veces, los eventos, espectáculos o shows se crean con mucha expectativa, con ganas de lograr momentos únicos que se recuerden en el tiempo. Pero a veces, muchos de estos momentos dentro de un evento pasan inadvertidos y consumen mucho esfuerzo y muchos recursos. Es un arte del productor diagnosticar cuántos de estos momentos efímeros soporta nuestra producción. Siempre es bueno simplificar estas acciones y buscar en la simpleza una experiencia inolvidable.
5 – Reconocer el trabajo del equipo con detalles
Los equipos de trabajo y los trabajadores del espectáculo individualmente dejan mucho de sí en una producción. La proactividad, la experiencia y el amor por el oficio son cualidades críticas para el desarrollo de cualquier evento. Sin dudas, son protagonistas y responsables por la salud de un espectáculo, por lo que recomiendo siempre reconocer ese trabajo con detalles: un pequeño presente, un reconocimiento en público, ocuparse de controlar que en los créditos sus nombres estén correctamente y reconocer su aporte en la producción.
También recomiendo organizar, luego de una producción grande, una pequeña reunión para festejar que se logró el objetivo. Y si no fue así, una instancia de diálogo para corregir o analizar los problemas que pudieron perjudicar la producción.
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